Cara Membuat Mail Merge di Word – Kalian pasti pernah kebingungan saat harus membuat undangan atau surat yang harus dikirim kepada penerima yang jumlahnya tidak sedikit? Hal itu tentu akan sangat merepotkan mengingat kita harus menulis puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan nama penerima secara manual.
Jika kalian sedang mencari tahu bagaimana cara menerapkan fitur Mail Merge di Microsoft Word maka selamat, karena kalian sudah menemukan sumber informasi yang tepat!
Nah, sekarang tenang saja. Karena bagi kalian yang belum tahu, Mail Merge bisa dijadikan terobosan untuk mempermudah dan mempersingkat waktu kalian karena seperti yang Jim Rohn katakan, “Time is more valuable than money. You can get more money, but you cannot get more time”.
Apa itu Mail Merge?
Sebenarnya, apa sih Mail Merge itu dan apa ya fungsinya? Lalu bagaimana ya cara membuat Mail Merge di Microsoft Word? Istilah Mail Merge dalam Bahasa Indonesia mempunyai arti “Surat Massal”.
Secara umum, Mail Merge merupkan salah satu fitur di Microsoft Word yang bisa membantu kalian untuk membuat undangan, surat, format amplop, dokumen, sertifikat, surat keterangan karyawan dan yang lainnya dalam jumlah banyak dan memiliki format sama menjadi lebih ringkas menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.
Pada awalnya, fitur ini hanya digunakan untuk membuat surat dengan jumlah yang tidak sedikit.
Menulis siapa saja penerima surat undangan tersebut tidak perlu lagi di tulis satu persatu di file Word yng berbeda. sekarang fitur ini tidak hanya di gunakan untuk membuat surat melainkan juga pemberitahuan, undangan, format amplom dan lain sebagainya.
Mail Merge mempunyai dua komponen yang akan dibutuhkan pada saat proses pembuatannya, yaitu diantaranya:
- Main Document.
Teks pada dokumen utama akan dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat sebelumnya. Template atau naskah dokumen utama dengan format yang sama sekali tidak berubah.
- File Data Source.
Untuk hal ini, file data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dan lain sebagainya. Maksud dari kalimat diatas adalah sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document.
Baca Juga: Cara menghilangkan Bekas Copy Paste di Word
Perlu kalian ketahui, sebelum kalian melangkah membuat naskah dokumen, pastikan kalian semua sudah mempunyai file data sumber atau yang biasa disebut sebagai File Data Source dalam format spreadsheet Excel terlebih dahulu.
Fitur yang satu ini bekerja dengan cara mengimpor data yang ada dari sumbernya (Spreadsheet) yang kemudian nantinya akan digunakan untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen yang ada dengan informasi yang terjamin relevan sesuai dengan perintah.
Kegunaan atau fungsi Mail Merge
Kalian tahu tidak jika fitur Mail Merge ini ternyata bisa kalian manfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen atau surat menyurat dalam format elektronik maupun dalam format cetak.
Fitur Mail Merge ini memiliki cukup banyak fungsi dan kegunaannya. Di bawah ini merupakan beberapa contoh jenis dokumen yang bisa kalian buat dengan fitur Mail Merge yang ada di Microsoft Word yang dihimpun tim teknokrad.id:
- Surat
- Katalog
- Inventori
- Invoice
- Undangan
- E-mail campaign atau penawaran
- Sertifikat, dan lain sebagainya.
Menariknya, selain menghemat waktu, kalian juga secara tidak langsung meningkatkan efektivitas proses pembuatan dokumen bila kalian hendak membuat file dalam format yang sama.
Mail Merge menawarkan efisiensi, yang membuat proses pembuatan dokumen dengan isi yang sama menjadi lebih cepat. Sehingga fitur ini jamak digunakan dan sangat dibutuhkan di berbagai perusahaan mulai dari bagian administrasi, sekretaris, HRD, dan lain sebagainya.
Fitur mail merge tidak hanya bisa digunakan di word, Anda juga dapat mensinkronkan cara mailing excel ke word atau juga sebaliknya.
Cara Membuat Mail Merge di Word
Dibawah ini merupakan Langkah-langkah yang bisa kalian terapkan saat kalian ingin membuat Mail Merge di Microsoft Word.
Perlu kalian ketahui bahwa tutorial yang dijelskan di bawah ini menggunakan Microsoft Word 2015 dan menggunakan sistem operasi MacOS.
Ada kemungkinan beberapa step atau langkah-langkahnya akan sedikit berbeda tergantung dengan versi Word dan sistem operasi yang kalian gunakan di masing-masing device. Berikut Langkah-langkahnya secara singkat:
- Pertama-tama, kalian perlu membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word terlebih dahulu.
- Setelah itu, silahkan buat data source dalam format Excel tau format lain yang didukung.
- Selanjutnya, definisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen tersebut.
- Disini, silahkan gabungkan data yang ada dengan template atau naskah dokumen.
- Lalu yang terakhir, kalian bisa menyimpan file tersebut.
Jika kalian masih belum bisa mengerti penjelasan cara membuat Mail Merge diatas, maka tenang saja. Karena saya akan memberi kalian penjelasan cara membuat Mail Merge yang lebih jelas dan lebih lengkap di bawah ini. Berikut penjelasannya:
- Buka menu Mail Merge di Microsoft Word.
Buka Microsoft Word di device kalian masing-masing. Lalu klik menu Mailings pilih Start Mail Merge.
- Tentukan format dokumen di Micrsoft Word.
Pilih jenis dokumen yang ingin kalian buat. Disini, kalian bisa memilih format email, surat, undangan, dan lain sebagainya.
- Buat naskah dokumen terlebih dahulu di Worksheet
Terlebih dahulu buat kolom yang bisa dijadikan sebagai sampel, misalnya nama dan juga alamat.
- Pilih penerima dokumen atau yang bisa kita sebut Select Recipient
Setelah kalian selesai membuat draft, kalian bisa Kembali pada menu Mailings di awal, kemudian klik Select Recipients atau bisa disebut penerima dokumen.
Kalian bisa memilih penerima dokumen dari daftar yang sudah kalian buat sebelumnya dalam format Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan cara klik dan pilih Use an Existing List. Akan tetapi, jika kalian belum memiliki File Data Source, kalian bisa membuatnya terlebih dahulu dengan klik dan pilih Create a New List.
- Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen kalian.
Pada tahap ini, jika kalian sudah memiliki File Data Source yang berisi daftar Recipients atau penerima, klik opsi Use an Existing List lalu pilih file Excel yang sudah sesuai, kemudian kalian bisa membuka file tersebut dengan cara klik opsi Open. Jik sudah, maka akan muncul dialog box Open Worbook.
Disini, kalian bisa memilih dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan cara klik menu drop down Open Document in Workbook.
Kemudian seteahnya kalian bisa tentukan Cell Range pada file excel yang kalian gunakan. Tata cara penulisan Cell Range ini dipisahkan dengan symbol ( : ) yang memiliki arti (sampai). Jika dirasa sudah, klik OK.
- Atur tata letak data dan naskah yang ada
Setelah kalian terhubung dengan file data source, selanjutnya kalian bisa mengatur tata letak antara data yang ada dengan naskahnya untuk memastikan hal tersebut sudah sesuai.
Langkah-langkah melakukannya yaitu dengan cara mengarahkan kursos pengetikan pada tempat yang sesuai untuk diisi data kemudian klik opsi submenu Insert Merge Field lalu pilih opsi yang sesuai dengan yang kalian inginkan.
- Periksa format dokumen terlebih dahulu
Hal yang selanjutnya harus kalian lakukan adalah cek hasil naskah dokumen yang ada dengan memilih opsi Preview Result. Dan disini, kalian bisa melihat hasil data lainnya dengan klik opsi atau symbol next yang ada pada menu Preview Result.
- Lalu, simpan file Mail Merge
Akhirnya kita sampai pada tahapan yang terakhir. Disini kalain bisa menyimpan file tersebut. Klik submenu Finish & Merge yang tersedia pada menu Mailings, dan setelahnya akan muncul 3 opsi diantaranya:
- Edit Individual Document untuk menyimpan file dalam bentuk dokumen baru
- Print Documents untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa harus menyimpan file terlebih dahulu
- Send E-mail Messages untuk mengirimkan file yang ada dalam format E-mail.
Kalian bisa memilih opsi yang tertera diatas sesuai dengan yang kalian inginkan.
SELAMAT! Kalian sudah berhasil melakukan tutorial Cara Membuat Mail Merge di Word. Semoga artikel ini bisa membantu kalian, ya. Selamat Mencoba!