4 Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel dalam 5 MENIT

Teknokrad – Ada berbagai metode yang bisa digunakan untuk membuat absensi karyawan, termasuk memakai Microsoft Excel.

Di sini, caranya pun terbilang cukup mudah dan hanya membutuhkan ketelitian saja. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah cara membuat absensi karyawan di excel yang bisa Anda coba.

Apa Itu Absensi Karyawan?

Sebelum menuju ke pembahasan cara membuat absensi karyawan di excel, akan lebih baik jika Anda mengetahui terlebih dahulu mengenai apa itu absensi karyawan.

Bisa dikatakan, absensi adalah sebuah data yang menampilkan kehadiran karyawan dalam sebuah perusahaan setiap periode tertentu.

Data ini bisa berupa jumlah kehadiran, izin, alpa, sakit, dan lain-lain yang menyebabkan seorang karyawan tidak bisa masuk kerja.

Biasanya absensi akan turut berpengaruh pada gaji yang akan diterima oleh karyawan tersebut. Semakin banyak kehadirannya, maka performanya akan dianggap kian baik.

Ada beberapa fungsi dari absensi ini. Pertama, sistem absen berfungsi sebagai alat untuk memonitor kehadiran karyawan pada sebuah perusahaan.

Dengan begitu, pihak perusahaan akan jauh lebih mudah untuk menilai kedisiplinan karyawan tersebut.

Selanjutnya, absensi juga berfungsi untuk membantu proses penggajian. Beberapa perusahaan memang akan mempertimbangkan data kehadiran dalam menggaji karyawan, terlebih lagi jika terdapat jadwal kerja tambahan seperti lembur dan sebagainya.

Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel

Pada dasarnya, cara membuat presensi karyawan di Excel, Anda membutuhkan rumus COUNTIF dan Conditional Formatting. COUNTIF fungsinya menghitung keterangan absensi.

Berbeda dari itu, Conditional Formatting berguna memberi tanda keterangan absensi. Berikut panduan cara membuat absensi karyawan di excel selengkapnya.

1. Membuat Tabel Absensi

cara membuat absensi karyawan di excel

Cara membuat absensi karyawan online yang pertama adalah membuat tabel absensi terlebih dahulu.

Baca Juga: Cara Mengetahui Jawaban Ujian Online di HP

Jangan lupa untuk memberikan tanda warna merah untuk sel hari libur sesuai dengan kalender kerja. Sebagai catatan, tabel ini berlaku untuk satu bulan dan bisa diduplikasi pada bulan berikutnya.

2. Menandai Hari Kerja

Cara membuat absensi karyawan di excel selanjutnya, Anda bisa membuat penanda untuk hari kerja, sebagai contoh adalah menggunakan huruf H.

Jangan mengisi pada bagian hari libur yang sudah ditandai dengan warna merah. Sebagai contoh, di bulan Maret ada 6 hari tanggal merah sehingga total hari kerja adalah 25 hari.

3. Menandai Keterangan Absensi

cara membuat absensi karyawan online

Setelah membuat penanda hari kerja, Anda perlu membuat format keterangan absensi.

Contoh dari keterangan tersebut antara lain A untuk alpa, I untuk izin, S untuk sakit, C untuk cuti, dan H untuk hadir. Silahkan blok sel yang memuat keterangan tersebut dan klik menu Conditional Formatting.

Pilih opsi Highlight Cell Rules dan pilih Equal To. Setelah itu, Anda akan melihat sebuah kotak dialog.

Di kolom bagian kiri, silakan isi huruf sesuai dengan keterangan absensi misalnya C untuk cuti. Sementara itu, di bagian kanan Anda bisa pilih opsi Custom Format.

4. Dialog Format Cells

Jika sudah melakukan langkah cara membuat absensi karyawan di excel di atas, maka selanjutnya Anda akan melihat tampilan dialog Format Cells.

Sebenarnya di sini Anda bebas untuk menandai dan mewarnai sel sesuai dengan kebutuhan. Akan tetapi, untuk memudahkan, silakan gunakan warna fill berbeda untuk setiap keterangan absensi.

Baca Juga: Cara Mailing Excel ke Word Semua Versi

Dengan cara ini, maka Anda tidak perlu menandai secara manual. Setiap keterangan absensi yang dituliskan akan langsung secara otomatis ditandai.

Sebagai contoh, jika Anda menuliskan keterangan C, maka sel berubah warna sesuai dengan pengaturan yang dilakukan sebelumnya.

Cara Membuat Absensi di Excel 2016

Sebenarnya tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan dari setiap seri Microsoft Excel yang digunakan. Akan tetapi, untuk mempermudah dalam pembuatannya, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini jika menggunakan Excel 2016.

  • Buka Excel 2016
  • Buat judul absensi
  • Klik Insert
  • Pilih Word Art
  • Pilih sel untuk membuat absensi, sebagai contoh sel A9
  • Tulis nomor di kolom A9 dan nama di kolom B9
  • Sesuaikan isian dengan kebutuhan
  • Tuliskan pertemuan satu dengan angka 1 di kolom D9 dan seterusnya
  • Blok pada D9 dan E9 dan tarik blok tersebut untuk menambahkan secara otomatis
  • Atur lebar kolom sesuai kebutuhan
  • Buat kolom keterangan seperti alpa, sakit, hadir, izin, dan lain-lain
  • Isi kolom nama
  • Isi absensi menggunakan Conditional Formatting
cara membuat presensi karyawan di excel
  • Klik bagian yang akan diisi
  • Klik Conditional Formatting Manager
  • Pilih New Rule
  • Pilih Format Only Cells that Contain
  • Pilih Cells Value dan Specific Text
  • Tuliskan teks sesuai penanda, misalnya A untuk alpa
  • Pilih menu Format
  • Pilih Tab Fill
  • Gunakan warna berbeda setiap keterangan
  • Isi kolom absensi sesuai data individu

Cara Menghitung Hari Masuk Karyawan di Excel

Setelah mempelajari cara membuat daftar absensi karyawan di excel di bagian sebelumnya, maka Anda bisa melakukan beberapa rekapan data sesuai kebutuhan. Di bagian ini akan dijelaskan bagaimana cara menghitung hari masuk karyawan.

Untuk menghitung hari masuk, Anda bisa menggunakan rumus berikut. Sebagai catatan, M adalah hari Minggu, L adalah hari libur, sedangkan A adalah alpa.

  • Total hari masuk= Total hari sebulan—COUNTIF(range kehadiran, “M”)-(COUNTIF(range kehadiran, “L”)-COUNTIF(range kehadiran, “A”)

Cara Menghitung Kehadiran Karyawan di Excel

Satu hal lain yang tidak kalah pentingnya saat membuat daftar absensi karyawan adalah menghitung kehadiran.

Jika dilakukan secara manual, tentu saja hal tersebut akan memakan waktu dan tenaga. Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan rumus berikut ini.

  • Jumlah karyawan yang hadir =COUNTIF(range kehadiran,”H”)
  • Jumlah karyawan tidak hadir =COUNTIF(range kehadiran,”A”)

Selanjutnya, setelah mengetahui jumlah kehadiran karyawan, Anda juga perlu tahu bagaimana cara menghitung persentase karyawan yang hadir. Data ini cukup penting dalam membuat rekapan absensi setiap periode.

Sebagai contoh, untuk bulan Maret yang terdiri dari 26 hari kerja dan memiliki 5 hari Minggu. Dengan data tersebut, maka Anda bisa menggunakan rumus persentase sebagai berikut.

  • Persentase kehadiran =Jumlah karyawan hadir/26*100%

Kelebihan Menggunakan Absensi Karyawan di Excel

Setiap metode yang digunakan pasti memiliki kelebihan dan kekurangan, termasuk cara bikin absensi karyawan di excel. Jadi, silakan Anda pertimbangkan hal ini terlebih dahulu sebelum nantinya memilih untuk menggunakannya.

Lebih Praktis Dibandingkan Cara Manual

Apabila dibandingkan dengan cara manual seperti menggunakan buku kehadiran, tentu saja Excel memiliki keunggulan lebih praktis dan cepat. Bayangkan saja, Anda tidak perlu repot-repot menulis secara manual di kertas dan melakukan rekap yang memakan waktu.

Dengan menggunakan Excel, Anda bisa memakai berbagai macam rumus yang mampu mengolah data menjadi lebih cepat.

Sebagai contoh, di penjelasan sebelumnya ada rumus tertentu dengan fungsi menghitung jumlah karyawan masuk dalam satu periode.

Mungkin untuk pembuatan awalnya memang membutuhkan waktu dan kejelian. Akan tetapi, apabila format tersebut sudah jadi, Anda bisa menduplikasi dalam jumlah banyak untuk bulan-bulan berikutnya sehingga absensi akan menjadi lebih praktis.

Bisa Dilakukan Semua Orang

Untuk membuat absensi karyawan di Excel tidak membutuhkan keterampilan khusus. Jadi, semua orang sebenarnya bisa untuk membuatnya. Satu-satunya hal yang dibutuhkan adalah ketelitian, baik itu dalam membuat format, mengisi sel, dan menuliskan rumus.

Hal ini berbeda dibandingkan dengan beberapa aplikasi absensi yang sudah modern.

Biasanya, aplikasi tersebut hanya bisa dioperasikan oleh orang-orang tertentu saja, terutama yang memahami teknologi informasi. Sementara itu, Excel adalah aplikasi yang bisa dipelajari semua orang.

Lantas, apa dampak dari hal ini? Salah satu yang bisa dilihat dengan jelas adalah perusahaan skala kecil pun tetap bisa memiliki sistem absensi digital.

Hal tersebut dikarenakan Excel adalah aplikasi yang tidak membutuhkan biaya dalam penggunaannya, bahkan semua orang bisa mengaksesnya dengan mudah.

Dapat Diotomatisasi

Salah satu kelebihan lain jika Anda sudah menguasai cara membuat data absensi karyawan di Excel adalah selanjutnya bisa diotomatisasi.

Artinya, Anda tidak perlu membuat format data atau menghitung secara manual karena semua telah diatur menggunakan formula khusus.

Kekurangan Menggunakan Absensi Karyawan di Excel

Rawan Kehilangan Data

Ketika membuat sistem absensi seperti ini di Excel, artinya Anda akan menghadapi satu risiko yang sangat mungkin terjadi, yakni kehilangan data.

Kehilangan data ini bisa terjadi ketika perangkat mengalami masalah seperti terkena virus dan sejenisnya.

Untuk mengantisipasi hal tersebut, Anda wajib membuat back up data secara rutin seperti mengupload ke server cloud.

Mengingat data absensi sangat penting dalam sebuah perusahaan, tentu saja keamanan berkas harus benar-benar dijaga.

Selain itu, Anda juga harus menyiapkan antivirus pada perangkat, apalagi jika sering terhubung dengan internet.

Hal tersebut dikarenakan saat ini virus bisa menyebar dengan cepat di internet melalui link-link mencurigakan.

Berisiko Terjadi Kesalahan

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, untuk membuat format dan memasukkan rumus pada Excel membutuhkan ketelitian.

Jadi, apabila terdapat kesalahan dalam menuliskan rumus, hal ini bisa berdampak cukup besar seperti data yang tidak valid.

Padahal, data absensi karyawan biasanya berkaitan dengan hal lain seperti gaji dan penilaian performa kerja.

Oleh karena itu, saat melakukan pengaturan awal, Anda harus benar-benar teliti dan perlu mengecek beberapa kali sebelum akhirnya digunakan secara rutin.

Terlepas dari kelebihan dan kekurangan yang dimiliki, cara membuat absensi karyawan di Excel memang perlu dipelajari.

Hal tersebut dikarenakan sistem absensi yang dibuat dengan baik akan mempermudah berbagai keperluan seperti rekapan data atau memonitor kehadiran karyawan.

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

Share via
Copy link